Das mehrfach ausgezeichnete Unternehmen OLIMAR ist seinem Grundsatz »Klasse statt Masse« stets treu geblieben. Deshalb hat man sich bei OLIMAR für VIVA entschieden.

Das Unternehmen
Seit 1972 bietet OLIMAR exklusive Reisen für den gehobenen Anspruch. Über 80 Mitarbeiter und 12.000 Reisebüros in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit Agenturvertrag sorgen dafür, dass sich die Kunden uneingeschränkt auf ihre Reise freuen dürfen. Dies scheinen die Kunden auch zu honorieren - OLIMAR wurde bereits mehrfach von den Lesern eines Reisemagazins zum besten Veranstalter des Jahres gewählt. Mit rund 180.000 Gästen pro Jahr gehört das Unternehmen zu den Großen unter den »Kleinen«, nicht zuletzt weil OLIMAR europaweit als erste Adresse für Portugal-Reisen gilt.

Die Ausgangslage
OLIMAR verfügte beim Projektstart weder über Werkzeuge für eine automatische Produktion noch über entsprechende Datenbanken. Die fünf Kataloge »Portugal«, »Spanien«, »Kapverden/Brasilien«, »Italien« und »Golfreisen« wurden ausschließlich in Layoutprogrammen gestaltet, die auch Ausgangspunkt sämtlicher Korrekturen waren. Daher kam es insbesondere in der Hochphase der Katalogproduktion zu enormen Engpässen bei der Produktion.

Die Lösung mit »VivaGate« und »VivaIP«
VIVA entwickelte gemeinsam mit OLIMAR ein Konzept, das es den Mitarbeitern in Deutschland, sowie den Vertretungen in der Schweiz und Portugal ermöglicht, druckfähige Dokumente zu erstellen. Das geschieht unmittelbar und ohne jegliche Vorkenntnisse von Grafikprogrammen oder drucktechnischen Anforderungen an farbige Dokumente.

OLIMAR-Informationssystem »VivaGate«
Auf der Basis eines Internetbrowsers bildet »VivaGate« das Enterprise-Content-Management- und Planungssystem, in dem alle buchungs- und katalogrelevanten Unternehmensdaten gesammelt werden. Da jeder PC bei OLIMAR über einen Internetbrowser verfügt, war »VivaGate« auf allen Arbeitsplätzen sofort einsetzbar. Das Informationssystem bildet mit seinen saisonspezifischen Produkten, Texten, Bildern und Preisen die Plattform für den Einkäufer zur Eingabe und Verwaltung aller Daten.

Der Benutzer kann neue Produkte anlegen, vorhandene Produkte verändern, saisonspezifische Texte editieren, Bilder auswählen und zuweisen sowie Preise und Ausstattungen definieren. Damit stehen ihm alle Möglichkeiten zur Definition eines Touristikproduktes zur Verfügung.

Produktionssystem »VivaIP«
Zu jedem Zeitpunkt kann sich der Einkäufer durch Auswahl eines Templates einen Eindruck davon verschaffen, wie das Produkt im späteren Katalog aussieht. Diese Aufgabe erledigt der Produktionsserver »VivaIP«, dem die Daten übermittelt werden. Als Ergebnis liefert der VivaIP-Server in Sekundenschnelle eine oder mehrere Katalogseiten als PDF zurück. So kann sich der Benutzer bereits im Vorfeld ein Bild davon machen, wie z.B. ein Hotel als 1/1-, 1/2- oder 1/4-Seite im späteren Katalog aussehen wird.

Anspruchsvolles Design
Das OLIMAR-Marketing richtet sich an Kunden, die einen gehobenen Standard bevorzugen. Auch das Katalogdesign mit seiner klaren Geometrie und Typographie spricht bewusst diese Zielgruppe an.

Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte Bilder spielen bei der Gestaltung von Reisekatalogen eine große Rolle. Der Benutzer kann innerhalb von »VivaGate« bestimmen, welche Bilder in welcher Reihenfolge und mit welchem Ausschnitt bzw. welcher Ausrichtung erscheinen.

Da das System dafür sorgt, dass bei der Darstellung der Bilder niemals ein Weißraum entsteht, hat der Einkäufer die volle Kontrolle über die Darstellung des Produkts, als würde er sich in einem Layoutprogramm bewegen. Dazu gehört auch die Möglichkeit, Bildausschnitt und Bildrotation interaktiv im Browser zu bestimmen.
Zusätzlich lassen sich Bildunterschriften erstellen und im Bild positionieren. Damit der Text je nach Motiv auch lesbar ist, kann der Anwender die Farbe der Bildunterschrift individuell bestimmen.

Kontrolle über die Texte
Auch bei der Darstellung der Texte muss sich der Einkäufer um nichts kümmern. Er schreibt seinen Text ohne Attribute, wie z.B. »Fett«. Der Produktionsserver »VivaIP« untersucht die von »VivaGate« übermittelten Texte und zeichnet bestimmte Schlüsselwörter bei Zimmerausstattung (z.B. »Doppelzimmer«, »Junior- Suiten« etc.) vollautomatisch fett aus. Das spart sehr viel Zeit und vermeidet Fehler.

Auch wenn der Einkäufer typographisch nicht eingreifen soll, ist er in der Lage, Stilattribute und sogar vordefinierte Stilvorlagen auf den Text anzuwenden und in Ausnahmefällen die Silbentrennung zu beeinflussen. Alle Hinweiskästen (mit umfließenden Golfbällen), Seitenregister und Hotellogos werden optimal angeordnet und ausgerichtet.

Einmalige PDF-Optionen
Da bei OLIMAR der Anwender einen Bildausschnitt interaktiv definieren kann, gibt das PDF eine Warnung aus, wenn der drucktechnisch vertretbare Skalierungsfaktor überschritten wurde. Ein Doppelklick auf das Warnsymbol zeigt eine Meldung mit dem Bildnamen, der aktuellen Skalierung und des maximal erlaubten Skalierungsfaktors. In einem solchen Fall muss der Anwender einen anderen Ausschnitt wählen oder die Reproabteilung bitten, ein höher aufgelöstes Bild zur Verfügung zu stellen. Da im Farbkatalog für den Text nur eine bestimmte Fläche zur Verfügung steht, muss der Anwender seinen Text genau auf Länge schreiben. Gelingt dies nicht, gibt das PDF eine Warnung aus und zeigt den Übersatz auf Knopfdruck an. In diesem Fall wurde der Buchungscode »3530« abgeschnitten.

Automatische Preislisten
Das VIVA-Produktionssystem ist auch in der Lage, die OLIMAR-Preisseiten vollautomatisch zu erstellen. Da die Einkäufer auch weiterhin ihre Berechnungen in »MS-Excel« vornehmen wollten, hat VIVA ein Konzept entwickelt, diese Daten in »VivaGate« zu übernehmen und auf Knopfdruck Katalogseiten für Baukasten- und Pauschalpreise zu erstellen. Aufgrund dieser Flexibilität könnte OLIMAR die Preistabellen auch auf den Farbseiten darstellen.

Die Katalogplanung
Der Mitarbeiter bei OLIMAR kann nicht nur die touristischen Produkte definieren, er kann von seinem Schreibtisch aus mit Hilfe des Planungssystems in »VivaGate« alle Kataloge planen und erstellen. Das Planungssystem bietet die Möglichkeit, die Dokumente als Seitenscribble oder als vollständiges Dokument auf Knopfdruck darzustellen. Zu jeder Zeit kann der Mitarbeiter die Reihenfolge der Produkte ändern, Seitennummern vergeben und Unterplanungen anlegen. OLIMAR produziert in Spitzenzeiten mit der Viva-Technologie pro Tag bis zu 2.000 Katalogseiten als PDF!

Fazit
Das Enterprise-Content-Management- und neue Planungssystem »VivaGate« ist eine hervorragende Plattform zur Verwaltung und Planung sämtlicher touristischer Produkte.

»VivaIP« arbeitet als Produktions-Server neben »VivaGate« als universelles Werkzeug mit jeder Datenbank bzw. mit jedem Content-Management-System und ermöglicht eine extrem schnelle Produktion druckfähiger Dokumente bei schlanker Organisation, erhöhter Marktaktualität, geringeren Personalkosten, schneller Amortisation, flexibler Anpassung in bestehende Strukturen und umgehender Einsatzfähigkeit.

Der Einsatz von »VivaIP« in Verbindung mit dem ECM-System »VivaGate« bildet für OLIMAR einen wichtigen Wettbewerbsvorteil. Das Unternehmen produziert quasi alle Kataloge mit über 500 Seiten Farb- und Preisteil an einem Tag. Mit der VIVA-Technologie kann OLIMAR sofort auf Preisentwicklungen der Mitbewerber reagieren und somit seine Marktstellung behaupten und weiter ausbauen.